“纸山”智变“数据河”：滁天高速谱写电子档案新篇

在高速公路建设领域,工程档案是项目全生命周期的重要 “见证者”。然而,传统档案管理模式在应对大规模、长周期的建设项目时,常面临规范性不足、协同效率低、信息孤岛、“建管两张皮” 等突出难题,让本应发挥关键支撑作用的档案沦为 “管理负担”。如今,随着数字化浪潮的席卷,电子档案正为这一困境提供破解之道。在安徽,北沿江高速公路滁州至天长段(下称 “滁天高速”)作为省内首个高速公路电子档案试点项目,率先探索出一条从 “实体管理” 到 “智慧管理” 的转型之路,成功实现档案管理从 “纸山堆积” 到 “数据奔流” 的跨越,为交通建设领域档案数字化转型提供了可复制、可推广的“安徽经验”。

锚定方向,肩负试点标杆使命

近年来,国家层面密集出台一系列政策,为工程电子档案发展指明方向。2016 年,《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》发布,首次明确建设项目电子文件全流程管理规范,为电子档案筑牢制度根基;同期印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》,提出“档案资源存量数字化、增量电子化”目标,推动档案管理从传统模式向现代化转型;《“十四五”全国档案事业发展规划》进一步聚焦数字资源建设、利用与安全体系,为电子档案在交通等重点领域的应用提供强力的政策支撑。

在国家政策的指引下,安徽省积极响应档案信息化建设号召。2018 年,滁天高速被安徽省档案局确定为《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》试点项目,2020 年又入选省档案局《行业(系统)建设项目档案 “树标杆、创一流”》试点,肩负起为全省高速公路档案数字化“探路径、立标准、树样板” 的重要使命。

科技赋能,打造全流程智慧管理生态

科技创新是档案管理模式革新的核心动力。滁天高速依托 “双试点” 优势,引入安徽云路交通信息技术有限公司技术力量,构建起“智慧管理平台 + 数字档案馆”的集成框架,实现了档案管理从收集、分类、组卷到归档、移交、利用的全流程信息化革新,成功破解了传统管理中重复开发、数据孤岛等重难点问题。

智慧管理平台构建了覆盖质量管理、安全管理、进度管理等全业务场景的一体化体系,通过统一业务标准、规范数据接口,实现各功能模块互联互通、数据交互共享。平台内置 1400 余张行业标准用表,为电子档案的真实性、完整性奠定坚实基础。

其核心亮点“一键式自动组卷” 功能将单份案卷生成效率提升至25秒/份,大幅压缩人工投入与时间成本;融合电子签名与签章技术,实现PC 端、移动端双渠道签名,全面保障电子档案的合法性与安全性;依托 GIS 技术实现档案精准检索,彻底打破传统档案管理的时空壁垒,让参建各方随时随地调阅使用。此外,平台可自动统计资料完成量,直观呈现工程实际进展,为项目管理层提供精准、实时的数据支撑,助力科学决策。

数字档案馆则为电子档案打造了“智能仓库”。馆内预设滁天高速项目分类方案,平台完成组卷的电子文件会自动 “对号入座” 进入相应分类模块。系统可根据电子文件的题名、形成时间、责任单位等信息,自动生成案卷封面、卷内目录和备考表,将原本需要人工花费数小时的组卷工作压缩至数十秒完成,极大提升了档案管理效率。

管理革新,筑牢档案质量防线

滁天高速电子档案管理的核心突破,在于构建了“文件分类模式化、文件管理自动化、档案收集智能化、案卷归档标准化、档案移交合规化”的全链条治理体系,有效破解了传统档案管理的诸多痛点。

分类管理双轨并行。项目采用科学的“双轨制”管理模式:对立项审批文件、技术图纸、招投标资料等重要纸质档案,进行数字化扫描并关联元数据,实现纸质与电子档案“同编码、同管理”;对施工日志、检验报告等过程性文件,则直接在线采集、智能组卷,形成 “文档全生命周期一体化管理”,确保档案资源不遗漏、全覆盖。

流程优化提质增效。以技术手段替代大量人工操作,全面实现数据计算、数据绘图、试验报告生成、质量评定、电子文件组卷 “五大自动化”,大幅降低人工成本与操作误差。针对传统档案管理中数据填报难、文件易篡改、归档不及时等问题,精准攻坚 “十个核心问题”:通过线上填报突破时空限制,通过电子签名技术防范文件篡改,通过加密验证强化文件真伪识别,构建起“从生成到归档” 的全链条质量管控体系,有力保障电子档案的真实性、完整性。

标准统一规范有序。严格执行“五个统一标准”,即统一用表、统一整理、统一题名、统一分类编号、统一元数据,让每一份电子档案都拥有“规范身份证”。无论是施工单位提交的检验报告,还是监理单位出具的审核意见,均按统一标准生成,避免了因格式不一导致的档案混乱,大幅提升了档案规范性。在档案移交环节,通过 “分类管控、标准固化、流程重构、智能执行” 四级推进,实现档案管理从 “人工纠错” 到 “系统防错”、从 “滞后归档” 到 “同步赋码” 的根本性变革,全面达成电子档案 “真实性、完整性、可用性、安全性” 要求。

成效彰显,引领行业转型发展

经过多年实践,滁天高速电子档案管理取得了显著的经济社会效益,成为项目建设的“隐形财富”,更树立了交通行业档案数字化转型的标杆。

经济效益显著提升。通过 “自动化替代人力、数字化替代纸质”,项目共节约纸张约 250 万张,单项目成本节约超百万元,实现了 “三降一提”(降成本、降能耗、降门槛、提效率)。同时,数字化办公减少了纸质文件打印、交通往来等环节的碳排放,助力践行 “双碳” 目标,实现绿色发展。

社会效益全面释放。电子档案让 “档案赋能项目管理” 成为现实。通过智慧管理平台,参建各方可实时调阅工程文件,依托施工记录、监理抽检资料等开展质量监管,确保工程质量可控。档案全流程可追溯的特性,使得项目出现质量问题时能快速定位责任环节,倒逼各参建单位落实责任,进一步筑牢工程质量防线。更重要的是,项目成功实现 “工完档清”,改变了以往档案整理耗时久于工程建设的现象,确保档案工作与工程建设同步推进。

行业示范效应凸显。滁天高速的实践为交通行业电子档案管理提供了宝贵的 “安徽样本”。2022 年,基于项目实践总结形成的安徽省地方标准《高速公路建设项目电子源文件同步归档指南》正式实施,填补了国内交通建设领域电子源文件归档管理的空白;2023 年,项目被安徽省档案局评为 “试点工作成效突出项目”,其经验正逐步在省内其他高速公路建设项目中推广应用;2025 年 5 月,滁天高速以 97.1 分创安徽省档案局公路工程科技档案验收新纪录。对于滁天高速在电子档案方面作出的积极探索,安徽省委办公厅档案管理二处二级调研员徐兵表示了高度的认可和肯定。他认为滁天电子档案实践是实现纸质档案向新形势下电子档案的破冰跃迁,是思想变革、管理风暴、多维实践的体现。

滁天高速电子档案试点的成功,是一次档案管理模式的深刻革新,更是智慧交通建设的生动实践。项目不仅实现了电子文件 “单套制” 归档,更构建起覆盖项目全生命周期的质量追溯体系,全面助推交通建设项目档案管理向标准化、规范化、科学化、精细化迈进。